Nach Art. 16 Satz 1 des Gesetzes über die Digitalisierung im Freistaat Bayern – BayDiG bzw. § 2 des Gesetzes zur Förderung der elektronischen Verwaltung - EGovG ist jede Behörde verpflichtet, einen Zugang für die Übermittlung digitaler sowie im Sinne des Art. 3a Abs. 2 des Bayerischen Verwaltungsverfahrensgesetzes – BayVwVfG  bzw. des § 3a des Verwaltungsverfahrensgesetzes - VwVfG schriftformersetzender Dokumente zu eröffnen.

Deswegen stellt das Landratsamt Schwandorf die folgenden elektronischen Kommunikationswege bereit:

• E-Mail
• Sicheres Kontaktformular
• Online-Formulare
• Besonderes elektronisches Behördenpostfach

Bei der Wahl des Kommunikationsweges ist grundsätzlich zu unterscheiden zwischen 

• formfreien Schreiben (siehe I.) und
• formgebundenen Schreiben (siehe II.)
  

I. Formfreie Schreiben

E-Mail

E-Mails werden unverschlüsselt übertragen und können daher auf ihrem Übertragungsweg von Dritten eingesehen und manipuliert werden. Sie sollten deshalb keine personenbezogenen Daten, vertrauliche Dokumente oder Inhalte per unverschlüsselter E-Mail versenden. Zudem können wir bei einer E-Mail Ihre Identität nicht feststellen.

Aufgrund der Unsicherheiten im E-Mail-Verkehr ist eine rechtsverbindliche Kommunikation per E-Mail mit dem Landratsamt Schwandorf grundsätzlich ausgeschlossen.

Nutzen Sie für förmliche Anliegen stattdessen bitte eine der im Punkt II. beschriebenen Möglichkeiten.

II. Formgebundene Schreiben mit Schriftformersatz

1. Online-Formulare

Das Landratsamt Schwandorf arbeitet an nutzerfreundlichen Online-Formularen, die vollständig elektronisch eingereicht werden können. Das Angebot wird laufend und schrittweise erweitert. Sie finden die Online-Formulare über das Bayern-Portal. Hierbei findet eine sichere, verschlüsselte Übertragung Ihrer Daten statt. Abhängig von Ihrem Anliegen, kann eine Identifizierung mit der BayernID erforderlich sein. Weitere Informationen dazu finden Sie unter II.2.

2. "Sicheres Kontaktformular“ (mit BayernID)

Im BayernPortal finden Sie das „Sichere Kontaktformular“, mit dem Sie uns verschlüsselt kontaktieren können: https://www.bayernportal.de/dokumente/behoerde/51775782430

Die Nutzung erfordert eine Identifizierung mit der BayernID. Um formgebundene Schreiben schriftformersetzend an uns zu übermitteln, müssen Sie sich mittels eines elektronischen Identitätsnachweises nach § 18 des Personalausweisgesetzes, nach § 12 des eID-Karte-Gesetzes oder nach § 78 des Aufenthaltsgesetzes authentifizieren (Vertrauensniveau „hoch“).

Weitere Informationen finden Sie in den FAQ zur BayernID beim Bayerischen Staatsministerium für Digitales: https://id.bayernportal.de/de/faq 

3. Qualifizierte elektronische Signatur

Um die Schriftform elektronisch zu ersetzen genügt ebenso ein elektronisches Dokument, das mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen ist. Die Signierung mit einem Pseudonym, das die Identifizierung der Person des Signaturschlüsselinhabers nicht unmittelbar durch die Behörde ermöglicht, ist nicht zulässig.

Es werden nur Signaturen von akkreditierten Zertifizierungsdiensteanbietern akzeptiert.

Eine qualifizierte elektronische Signatur alleine bewirkt keine Verschlüsselung des Inhalts Ihrer Nachricht bzw. Anlagen. Um ein signiertes Dokument (z.B. eine signierte PDF-Datei) anschließend verschlüsselt an uns zu übermitteln, empfehlen wir Ihnen, die Upload-Funktion des „Sicheren Kontaktformulars“ zu verwenden (siehe II.2.).

4. Besonderes elektronisches Behördenpostfach

Elektronisch signierte Erklärungen, die Sie an das besondere elektronische Behördenpostfach (kurz: beBPo) des Landratsamtes Schwandorf senden, ersetzen ebenfalls die Schriftform. Weitere Informationen finden Sie auf der Seite des elektronischen Gerichts- und Verwaltungspostfaches https://egvp.justiz.de/index.php.

III. Rahmenbedingungen für die elektronische Kommunikation

Das Landratsamt Schwandorf nimmt E-Mails in den Formaten "Text" und "HTML" an. E-Mail-Anhänge werden bei formfreien Schreiben in folgenden Dateiformaten entgegengenommen:

• Word für Windows (*.docx)
• Excel für Windows (*.xlsx)
• Powerpoint für Windows (*.pptx)
• Portable Document Format (*.pdf)
• OpenDocument-Text (*.odt)
• OpenDocument-Tabellendokument (*.ods)
• Textdateien im Format ANSI (*.txt)
• Joint Photographic Expert Group (*.jpg)
• Portable Network Graphics (*.png)

Bei formgebundenen Schreiben werden Dokumente nur im Dateiformat (*.pdf) entgegengenommen.

Weitere Formate sind nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Empfangsstelle zulässig. In allen zulässigen Formaten dürfen keine automatisierten Abläufe oder Programmierungen (sog. Makros) verwendet werden.

E-Mails werden bis zu einer Gesamtgröße von 20 Megabyte angenommen. Falls Sie größere Datenmengen übermitteln wollen, setzen Sie sich bitte mit uns in Verbindung.

Dateien in den genannten Formaten können durch Komprimierungsprogramme in den Dateigrößen verringert (gepackt) werden.

Passwortgeschützte Datei-Archive werden nicht entgegengenommen.

Sofern Sie per E-Mail Kontakt mit uns aufnehmen, gehen wir davon aus, dass die Kommunikation auf diesem Wege stattfinden kann, soweit gesetzliche Vorschriften dem nicht entgegenstehen.

Wegen der generellen Unsicherheit im E-Mail-Verkehr kann nicht gewährleistet werden, dass eine versandte E-Mail den Adressaten erreicht. Es kann vorkommen, dass Inhalte unvollständig oder verzögert ankommen. Versichern Sie sich gegebenenfalls telefonisch, ob Ihre E-Mail den Adressaten erreicht hat.